¿Intranets corporativas 2.0?

En los últimos meses me ha tocado analizar a fondo las Intranets corporativas de algunas empresas para las cuales trabajamos. En concreto me gustaría comentar dos casos muy diferentes entre sí. La primera en cuestión pertenece a una multinacional con cerca de 2 mil empleados en España y la segunda a una reconocida escuela de negocios.

Cada una posee un modelo totalmente diferente. La primera muy cerrada, jerárquica, vertical y casi sin espacios para la participación, el feed back y el diálogo. Y la segunda, todo lo contrario, completamente abierta, tanto así que cualquier empleado puede aportar contenidos a la misma.

Ambas poseen muy pocas visitas y los empleados casi nos las utilizan para trabajar. La primera, básicamente porque al ser jerárquica y vertical (sólo con contenidos creados por la empresa para sus empleados y poco más) generaba rechazo y baja implicación en la plantilla. La segunda, que era totalmente abierta, no la utilizaban basicamente porque era caótica. En este caso la Intranet era como una wiki donde todos podían subir contendos en forma de archivos. Y claro, los usuarios cuando tenían que ir a buscar información a la Intranet se tiraban media hora para encontrarla ya que el menú lateral era larguísimo.

Esta Intranet tenía grandes problemas de usabilidad ya que su arquitectura era demasiado profunda. No existía ninguna persona o departamento dentro de esta organización que se encargara de jerarquizar y priorizar la información que los usuarios publicaban en la Intranet en forma de archivos de Word, Excel, P.Point, PDFs,etc. Tampoco poseían buenos motores de búsqueda, lo que hacía de esta Intranet un veradero caos.

En definitiva, aquí nos encontramos con dos Intranets que presentan algunos de los errores que se cometen frecuentemente en las empresas que poseen este tipo de redes internas. Por un lado, una muy usable pero muy cerrada también y por otra, una abierta pero caótica. Ambas poseen bajos niveles de personalización y ninguna de ellas ha optado por implementar elementos de la web 2.0. Aquí entonces se plantea la duda alcanzar el equilibrio necesario para que estas intranet se conviertan en el vehículo central de la comunicación interna.

En este sentido, creo que el mix que pueden otorgar los medios sociales como wikis o blogs permiten conseguir intranets participativas y medianamente ordenadas, usables y accesibles dentro de las empresas. Elementos de la web 2.0 como tags, RSS pueden ser utilizadas con gran éxito también en las Intranets.

Francis Pisani comentaba no hace mucho en El País que "las nuevas herramientas implican un cambio profundo con relación a las intranets tradicionales, sobre cuya estructura los empleados tienen poca influencia". Se ha de estimular la participación al interior de la empresa mediante la creación de espacios porque "todos los empleados tienen algo con lo cual contribuir, trátese de conocimiento, intuición, experiencia, comentario, hechos, corrección, enlaces..."


Más información:

Criterios para organizar una intranet

Blogs Intranets

Xerox y Google Search Appliance

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